Onboarding
Van handtekening tot eerste werkdag: accounts, dossier, badge en startpakket die vanzelf ontstaan.
Live bij pilotklant
Bij elke nieuwe collega dezelfde gegevens in zes systemen intikken.
Het probleemNaam, functie en startdatum werden zes keer overgetypt: tijdsregistratie, Microsoft 365, SharePoint, badge, telecomprovider en de externe IT-partner. Niemand had één plek om te zien wat al gedaan was. De zaakvoerder letterlijk: "Ik wil niet meer denken aan of iets gedaan is of niet."
Wat we bouwdenEén formulier waarin HR de nieuwe medewerker één keer invoert. Die invoer stuurt parallel aan: tijdsregistratie, Microsoft 365 (account, mailbox, licentie), SharePoint-dossiermap, badge, plus mails naar telecom en IT-partner. Elke stap heeft een eigen status en kan apart opnieuw afgevuurd worden zonder de rest te herhalen.
Wat het oplevertEén invoermoment in plaats van zes. De vraag "is dat al gebeurd?" verdwijnt omdat het statusbord het toont. Vóór de bouw schatten we zo'n 90 minuten handwerk per onboarding, verspreid over HR, IT en management (schatting, niet gemeten).
Wat dit bij jou wordtAanwervingswizard met parallelle uitrol naar 3 tot 6 van je eigen systemen, en per stap zichtbaar wat gelukt is.
Live bij pilotklant
Wat een nieuwe medewerker krijgt, hangt af van wie het toevallig onthoudt.
Het probleemWat een starter precies kreeg aan materiaal en toegangen (laptop, telefoon, badge, softwarelicentie), stond nergens vast. Het zat in het hoofd van HR of van de IT-partner en veranderde per persoon die de aanwerving deed. Gevolg: vergeten materiaal, te dure licenties, of toegang die niet bij de functie paste.
Wat we bouwdenEen profielcode uit vier keuzes (afdeling, entiteit, functie, contract) bepaalt automatisch het startpakket: hardware, badgetoegang, Microsoft-licentie en de onboardingchecklist. HR kiest de vier onderdelen, het platform leidt de rest af en stuurt het mee bij de aanwerving.
Wat het oplevertHet pakket per starter is een regel in een tabel in plaats van een gesprek. Afwijkingen worden een bewuste keuze in plaats van een vergetelheid, en HR past de regels zelf aan zonder code.
Wat dit bij jou wordtProfieltabel die per functieprofiel het startpakket en de checklist afleidt, gekoppeld aan je aanwervingsflow.
Wie van team wisselt, houdt zijn oude toegangen en rollen.
Het probleemBij elke teamwissel moesten rollen in de tijdsregistratie, de HR-app en het evaluatieplatform apart aangepast worden. In de praktijk bleef de oude rol hangen: iemand die al maanden in een ander team zat, kon nog altijd de gegevens van zijn vorige team zien.
Wat we bouwdenEén organisatiecode uit payroll bepaalt in elke tool wie wat mag zien. Dagelijkse jobs berekenen per gebruiker de rollen, genereren automatisch de verwijderimport voor oude rechten en melden niet-gemapte teams aan de beheerders.
Wat het oplevertToegang volgt de organisatie in plaats van omgekeerd. Een teamwissel in payroll is de volgende ochtend een teamwissel in elke tool, met datum en beslisser gelogd. Toegangsbeheer faalt zelden bij het toekennen en bijna altijd bij het wegnemen.
Wat dit bij jou wordtDagelijkse sync van afdeling en functie uit je sociaal secretariaat naar Microsoft 365-groepen en portaalrollen, met automatische opruiming bij wissel.
Herken je dit? In een gratis HR-Quickscan van 30 tot 45 minuten kijken we waar jouw team hier tijd verliest en wat het eerst moet.
Plan je gratis HR-Quickscan
Verlof
Saldo's, aanvragen en verlofdruk uit de bron, zonder dat HR ze nog bijhoudt.
Eind van het jaar weet niemand hoeveel ADV er nog open staat.
Het probleem"Hoeveel ADV heeft mijn afdeling nog?" betekende een export uit de tijdsregistratie, een draaitabel en een halve dag werk. Teamleads kregen het antwoord te laat om nog te sturen, en niemand zag welke tellers over enkele weken vanzelf zouden vervallen.
Wat we bouwdenEen assistent met tientallen gecertificeerde vragen over de actuele tellerstanden: saldo per team, wie bijna op nul zit, wat straks vervalt, dit jaar versus vorig jaar. De rekenregels (cumulatief versus delta, schooljaar versus kalenderjaar, welke tellers écht verlof zijn) zitten één keer goed in het systeem.
Wat het oplevertHR stelt de vraag en krijgt het cijfer dat ook op het dashboard staat. Het gesprek met elke teamlead in oktober begint met de tabel in plaats van met het maken ervan. Proactief sturen wordt haalbaar omdat het geen werk meer kost.
Wat dit bij jou wordtVerlofsaldo-overzicht per team uit je sociaal secretariaat of tijdsregistratie, met een lijst "bijna op" en de overdrachtsregels erin.
Verlofaanvragen landen bij de verkeerde goedkeurder of blijven gewoon liggen.
Het probleemDe goedkeuringsmail ging naar de oude manager of naar een vergeten vervanger, en de aanvraag bleef hangen. Andere aanvragen waren wel ingediend maar nooit als code geregistreerd, en vielen zo tussen twee systemen en uit de loon.
Wat we bouwdenEen dagelijkse job bepaalt per medewerker het juiste goedkeuringsadres, inclusief vervangingen. Een wekelijkse controle zoekt alle aanvragen van de voorbije acht dagen zonder geregistreerde code en mailt de lijst met namen en afdelingen naar payroll.
Wat het oplevertGoedkeuringen komen bij wie ze moet behandelen. Wat na een week nog niet verwerkt is, komt vanzelf boven bij payroll in plaats van bij de loonbrief. Twee kleine jobs, samen het verschil tussen "aanvragen verdwijnen" en "aanvragen worden opgevolgd".
Wat dit bij jou wordtAutomatische keuze van de juiste goedkeurder plus een wekelijkse lijst van openstaande aanvragen naar HR of payroll.
Deeltijds werk en tijdskrediet controleren tegen de regels doet HR met de hand.
Het probleemOuderschapsverlof, tijdskrediet, progressieve werkhervatting: elke aanvraag moest nagekeken worden op attest, duur, geldig arbeidsschema en goedkeurstatus. Fouten doken pas op bij payroll of bij de RVA, en aanvragers wachtten dagen zonder te weten waarom.
Wat we bouwdenElke aanvraag wordt automatisch tegen vijf controleregels gelegd (attest aanwezig, toegelaten duur, geldig schema, periodes, status). Wat slaagt gaat door; wat faalt krijgt een tweetalige mail met de reden. Een wachttijdteller maakt zichtbaar waar aanvragen blijven hangen.
Wat het oplevertDe regels worden consequent toegepast, onafhankelijk van wie de aanvraag leest. Aanvragers krijgen dezelfde dag een antwoord met motivering, en wachttijden zijn meetbaar. Wettelijke regels rond deeltijds werk zijn precies het soort kennis dat je niet in hoofden wil laten zitten.
Wat dit bij jou wordtRegelcontrole op deeltijd- en tijdskredietaanvragen met automatische goed- of afkeurmail en wachttijdteller.
Herken je dit? In een gratis HR-Quickscan van 30 tot 45 minuten kijken we waar jouw team hier tijd verliest en wat het eerst moet.
Plan je gratis HR-Quickscan
Ziekte en verzuim
Attesten die zichzelf controleren, wettelijke termijnen die niet meer gemist worden, en verzuim dat je ziet vóór het een probleem is.
Medewerkers weten niet of hun attest goed is aangekomen, dus HR belt iedereen apart.
Het probleemNa het indienen hoorde de medewerker niets. Bij een ontbrekend of afgekeurd attest moest HR nakijken in twee systemen en dan zelf bellen of mailen, in de juiste taal. Dat gebeurde te laat of niet, met loonimpact voor de medewerker en discussies achteraf.
Wat we bouwdenElke dag om 16u controleert een job of elk verwerkt attest matcht met een geregistreerde ziektecode, en stuurt per medewerker een bericht in de eigen taal: "attest in orde" of "gelieve een attest na te sturen". HR krijgt een samenvatting.
Wat het oplevertDe medewerker weet dezelfde dag waar hij staat. HR belt niet meer achter attesten, en de "ik wist niet dat het ontbrak"-discussie verdwijnt. De goedkoopste automatisering in verzuim is niet het lezen van het attest, maar het terugkoppelen ernaar.
Wat dit bij jou wordtDagelijkse automatische bevestiging of herinnering per medewerker na de attestcontrole, meertalig.
Langdurig zieken: wie moet wanneer een brief krijgen, en wie is dat vergeten?
Het probleemZiekteperiodes bestaan uit dagcodes met gaten, weekends en feestdagen erin. "Hoe lang is iemand al ziek" is daardoor een van de moeilijkste vragen in HR-data. De wekelijkse brievenlijst hing aan een keten van drie losse tools; als één schakel faalde, kreeg niemand een brief en merkte niemand het.
Wat we bouwdenEen dagelijkse job berekent per medewerker de lopende ononderbroken ziekteperiode. Elke woensdag bouwt een tweede job de mailklare lijst van wie een opvolgbrief moet krijgen (adres, certificaatvenster, prioriteit) en verstuurt ze. De status wordt teruggeschreven naar de andere systemen, zodat overal hetzelfde staat.
Wat het oplevertGeen enkele wettelijke opvolgtermijn wordt nog gemist. De lijst is elke week klaar zonder dat iemand ze bouwt, en "langdurig ziek" betekent in elk systeem hetzelfde. Wie dat één keer goed berekent, kan er tien opvolgprocessen op bouwen.
Wat dit bij jou wordtLopende ziekteperiode per medewerker berekenen, wettelijke opvolgmomenten detecteren en de brief of mail automatisch klaarzetten.
Frequent kort verzuim zien we pas als het te laat is.
Het probleemIemand die twaalf keer één dag ziek is, valt in geen enkel maandrapport op: het ziektepercentage blijft laag. HR-managers kennen de Bradford-factor, maar niemand berekent hem. Zorggesprekken werden gepland op gevoel, soms gestapeld, soms nooit.
Wat we bouwdenDe verzuimdata wordt dagelijks samengevat per medewerker en per maand, met de Bradford-factor als vaste bedrijfsregel op één plek. Boven de drempel maakt het systeem automatisch een opvolggesprek aan, met een minimale wachttijd tussen gesprekken en een logboek van wat gedaan is.
Wat het oplevertFrequent kort verzuim wordt gesignaleerd in plaats van toevallig opgemerkt. Gesprekken volgen een regel in plaats van een gevoel, en de Belgische re-integratieverplichting krijgt een trigger in plaats van een goede intentie.
Wat dit bij jou wordtBradford- en frequentiedrempels die automatisch een gesprekstaak aanmaken, met gespreksformulier en logboek.
Herken je dit? In een gratis HR-Quickscan van 30 tot 45 minuten kijken we waar jouw team hier tijd verliest en wat het eerst moet.
Plan je gratis HR-Quickscan
Payroll
De controles vóór de loonrun draaien zelf, en de aanlevering aan het sociaal secretariaat ook.
Iemand gaat uit dienst en we moeten twaalf soorten tellers afrekenen.
Het probleemBij elke uitdiensttreding moet HR alle openstaande verloftellers omzetten in uitbetalings- of omboekingscodes, en elke teller heeft eigen regels. Het bestond als een rapportflow van 166 stappen plus manueel rekenwerk per vertrekker. Bij hoog verloop is dat elke week opnieuw.
Wat we bouwdenEen avondjob rekent voor elke vertrekker twaalf soorten tellers om naar de juiste codes, zet de importbestanden klaar en werkt de statusvelden in het bronsysteem bij.
Wat het oplevertEen berekening van 166 stappen is vervangen door één job die elke avond draait. HR ziet welke tellers afgerekend zijn zonder zelf te tellen, en de payrollinstructie is altijd volledig. Als een berekening 166 stappen nodig heeft, is het geen rapport meer maar software.
Wat dit bij jou wordtBij uitdienst automatisch de openstaande tellers ophalen en de payrollinstructie genereren, als stap in je offboarding.
Elke maand de kilometervergoedingen overtikken richting het sociaal secretariaat.
Het probleemMaandelijks moesten de fiets- en autokilometers per medewerker uit het ene systeem gehaald, in het juiste formaat gezet en naar het payrollplatform gebracht worden. Correcties op vorige maanden waren apart handwerk en losse mails naar het sociaal secretariaat.
Wat we bouwdenEen job berekent per medewerker de vergoeding met eligibiliteit per maand, maakt het bestand in het vaste formaat van het sociaal secretariaat, levert het via SFTP af en archiveert een kopie. Een correctievenster van vier maanden neemt laattijdige wijzigingen automatisch mee.
Wat het oplevertNiemand tikt nog iets over en niemand hoeft een script te starten. Correcties gaan vanzelf mee. Een koppeling met het sociaal secretariaat hoeft geen API te zijn: een correct bestand met archief en foutmelding is in de praktijk betrouwbaarder dan de meeste "integraties".
Wat dit bij jou wordtFiets- en autovergoedingen of andere variabele looncomponenten automatisch als importbestand naar SD Worx, Acerta of Liantis.
Er zat een feestdag tussen twee ziektedagen en niemand had het gezien.
Het probleemEen betaalde feestdag tussen twee ziektedagen telt in België als ziektedag en valt onder een ander loonregime. Om dat te vinden moet iemand voor honderden medewerkers kalenders naast elkaar leggen. Dat gebeurt niet elke maand, en als het gebeurt, mist het handwerk gevallen.
Wat we bouwdenEen geplande controle zoekt in de dagcodes automatisch alle "sandwich"-gevallen, draait integriteitschecks en zet de te corrigeren gevallen klaar voor payroll.
Wat het oplevertDe controle gebeurt systematisch op de volledige populatie in plaats van steekproefsgewijs. Payroll krijgt een lijst, geen zoekopdracht. De regels die het meeste handwerk kosten zijn zelden ingewikkeld; ze zijn gewoon vervelend om consequent toe te passen op honderden mensen.
Wat dit bij jou wordtNachtelijke controles op de export van je sociaal secretariaat of tijdsregistratie, met een lijst afwijkingen per mail vóór de loonrun.
Herken je dit? In een gratis HR-Quickscan van 30 tot 45 minuten kijken we waar jouw team hier tijd verliest en wat het eerst moet.
Plan je gratis HR-Quickscan
Contracten
Elke datum die je niet mag missen, bewaakt door een dagelijkse scan.
Het contract van een tijdelijke loopt af en het beslissingsgesprek is nog niet gepland.
Het probleemBij tijdelijke contracten moet op een vast moment beslist worden: verlengen, vast contract of stoppen. Komt dat gesprek te laat, dan beslist de kalender in plaats van de leidinggevende. Eén gemiste einddatum kost een ontslagvergoeding.
Wat we bouwdenTriggers uit de contractdata maken het gesprek zelf aan: eerste evaluatie, kwartaal, en het beslissingsgesprek ruim vóór het einde van het tijdelijke contract, met de contracthistoriek erbij. Na de evaluatie volgt automatisch de contractbeslissing met verplichte velden.
Wat het oplevertHet beslissingsmoment ontstaat uit het contract zelf, niet uit iemands agenda. De leidinggevende krijgt het formulier vóór de deadline. Een dagelijkse scan kost niets; een stilzwijgende verlenging wel.
Wat dit bij jou wordtHerinneringen 60 en 30 dagen vóór het einde van elk tijdelijk contract, een teller voor de regel van vier opeenvolgende tijdelijke contracten, en het gesprek erbij.
Welke certificaten heeft deze medewerker, en zijn ze nog geldig?
Het probleemCertificaten en kwalificaties bepalen wie waar mag werken. De data zat in het planningssysteem, maar "welke skills heeft X, met welk niveau, en tot wanneer" vroeg een export. Op afdelingsniveau was het draaitabelwerk, en een vervallen geldigheid viel pas op als iemand al ingepland stond.
Wat we bouwdenDe kwalificatietabellen worden nachtelijks gespiegeld en zijn in gewone taal bevraagbaar: skills per persoon met niveau en geldigheid, skills per afdeling en hoeveel mensen ze beheersen, en waar een hele afdeling van één persoon afhangt.
Wat het oplevertDe skillsmatrix is een vraag in plaats van een export. Een skill is geen ja of nee maar een niveau met een vervaldatum; zodra je die twee velden meeneemt, wordt de matrix een compliance-instrument in plaats van een lijstje.
Wat dit bij jou wordtCertificatentracker (VCA, BA4/BA5, EHBO, rijbewijs C/CE, heftruck) met vervaldatum, herinnering vooraf en een compliancemeter per afdeling.
Herken je dit? In een gratis HR-Quickscan van 30 tot 45 minuten kijken we waar jouw team hier tijd verliest en wat het eerst moet.
Plan je gratis HR-Quickscan
Evaluaties
Evaluaties, gespreksvoorbereiding en teamoverzichten die zichzelf inplannen.
Wie heeft dit jaar nog geen evaluatiegesprek gehad?
Het probleemEen evaluatiecyclus is formulieren die op tijd aangemaakt, ingevuld, herinnerd en afgesloten moeten worden. Zonder motor blijven formulieren open, worden ze na een contractwijziging niet gesloten, en weet niemand welke afdeling achterloopt. De opvolging was lijstjeswerk.
Wat we bouwdenEen nachtproces van 28 stappen draait de cyclus zelf: formulieren aanmaken op basis van contractdata (einde proefperiode, kwartaal, jaarlijks), reminders per rol, automatisch laten verlopen, sluiten bij contractwijziging en jaarlijks anonimiseren. HR bevraagt de invulgraad per afdeling.
Wat het oplevertDe cyclus loopt zonder dat iemand een lijstje bijhoudt. HR stuurt op invulgraad en openstaande gesprekken in plaats van op geheugen. Een gesprekscyclus faalt nooit op het formulier, altijd op de opvolging.
Wat dit bij jou wordtGesprekscyclus op contractdata met automatisch aangemaakte formulieren, reminders per rol en een "wie heeft nog geen gesprek gehad"-overzicht per team.
Ik heb morgen een functioneringsgesprek en de info zit in vier systemen.
Het probleemEen leidinggevende die zich voorbereidt, moet in vier systemen kijken of HR om een samenvatting vragen die tijd kost. In de praktijk gebeurt de voorbereiding niet, en gaat het gesprek over indrukken.
Wat we bouwdenEén vraag bouwt een dossier uit vier bronnen: verzuim en activiteit, verlof en tellerstanden, eerdere evaluaties, en open of gesloten HR-vragen. Bewust één vaste, geteste samenstelling in plaats van een router die hoopt dat vier onderdelen correct samenwerken.
Wat het oplevertDe voorbereiding is één vraag in plaats van vier exports. Het gesprek start vanuit feiten die de medewerker ook kan zien, en de leidinggevende komt voorbereid binnen zonder HR te belasten.
Wat dit bij jou wordtGespreksvoorbereiding per medewerker die verzuim, verlofsaldo, eerdere gesprekken en open HR-vragen bundelt uit je sociaal secretariaat en je eigen platform.
Elke leidinggevende vraagt HR maandelijks hetzelfde overzicht van zijn team.
Het probleemLeidinggevenden willen weten wat er in hun team loopt, maar HR kan niet elke maand voor iedereen apart een overzicht maken. Dus krijgt niemand iets, of iedereen hetzelfde generieke rapport dat niemand leest.
Wat we bouwdenEen maandelijkse job stuurt per leidinggevende één gepersonaliseerde, tweetalige mail met alleen de opvolgacties van het eigen team, met een bijlage in Excel. Vóór livegang draait alles in proefrun zodat geen enkele mail verkeerd vertrekt.
Wat het oplevertElke leidinggevende krijgt alleen zijn eigen team, vanzelf, elke maand. HR stelt geen overzichten meer samen. Personaliseren per ontvanger is bij een job gratis en bij een mens onbetaalbaar; daarom wordt een digest gelezen en een generiek rapport niet.
Wat dit bij jou wordtMaandelijkse digest per leidinggevende: verzuim, openstaande gesprekken, aflopende certificaten en contracten van het eigen team.
Herken je dit? In een gratis HR-Quickscan van 30 tot 45 minuten kijken we waar jouw team hier tijd verliest en wat het eerst moet.
Plan je gratis HR-Quickscan
Uitstroom
Opzegtermijnen, verloop en uitstroom, vooraf berekend in plaats van opgevraagd.
Vertrekken mensen zelf, of ontslaan wij? Niemand kon het tonen.
Het probleemVerloop klinkt eenvoudig, maar vraagt exits gedeeld door gemiddelde headcount, per jaar, per functieniveau of ploeg, en uitgesplitst naar wie het initiatief nam. Dat verhaal wil elke directie zien, en bijna niemand haalt het uit zijn systemen zonder dagen exportwerk. Drie vergaderingen, drie verloopcijfers.
Wat we bouwdenDe verloopformule en de scopeafspraken (wie telt als exit, wie zit in de noemer) staan één keer vast in een gedeeld regelbestand. Dashboard en assistent lezen dezelfde formule: exitinitiator per jaar, exitredenen met percentages, uitstroom per team per maand.
Wat het oplevertHet verhaal vrijwillig versus onvrijwillig is een chatvraag geworden in plaats van een kwartaalproject, met een trend over de jaren heen en overal hetzelfde cijfer.
Wat dit bij jou wordtVerloop, exitinitiator en exitredenen per jaar en per team uit de uitdienstdata van je sociaal secretariaat, als maandrapport of chatvraag.
Hoeveel mensen zijn we tegen eind dit jaar kwijt? Zonder namen te tonen.
Het probleemTeamleiders wilden uitstroom vooruit zien voor de capaciteitsplanning, maar mochten geen individuele data zien. Een forecast rechtstreeks op de personeelstabel geeft hun assistent toegang tot rijen met namen en exitredenen. Dat is een privacyprobleem, geen filterprobleem.
Wat we bouwdenEen dagelijkse job berekent een kleine tabel zonder persoonsgegevens: uitstroom per maand, daggemiddelde, jaarprojectie. De teamleiderversie leest alleen die tabel en beantwoordt "verwachte uitstroom 30, 60, 90 dagen en einde jaar". De tabel met namen bestaat in hun versie gewoon niet.
Wat het oplevertLeidinggevenden krijgen een uitstroomverwachting zonder ooit een naam te zien; HR houdt de detailversie. Privacy is techniek die het afdwingt, geen prompt die je moet vertrouwen.
Wat dit bij jou wordtEenvoudige uitstroomprojectie als tabel zonder persoonsgegevens voor directie en teamleiders. Bij 50 tot 250 medewerkers lees je het als richting, niet als voorspelling.
Herken je dit? In een gratis HR-Quickscan van 30 tot 45 minuten kijken we waar jouw team hier tijd verliest en wat het eerst moet.
Plan je gratis HR-Quickscan
Dossiers en cijfers
Eén waarheid per medewerker, en vragen in gewone taal met hetzelfde cijfer als in het rapport.
Live bij pilotklant
Alle HR-data zit verspreid, en elke vraag begint met exporteren.
Het probleemElk systeem had zijn eigen versie van de medewerker: tijdsregistratie, payroll bij het sociaal secretariaat, evaluatieplatform, verzekeringen, tickets, documenten. Elk rapport begon met exporteren en knippen en plakken. Het meest kritieke maandrapport was een handmatige Excel met VLOOKUPs, door de organisatie zelf "een belangrijke foutenbron" genoemd.
Wat we bouwdenEén datalaag waarin elk bronsysteem nachtelijks gespiegeld wordt, en daarboven één rij per medewerker met 150+ kolommen plus dagelijkse antwoordtabellen voor headcount, verzuim, verlofdruk en contractmix. Alles wat daarna komt (controles, mails, AI, dashboards) leest alleen nog die laag.
Wat het oplevertChat, dashboard en mail geven hetzelfde cijfer omdat ze dezelfde tabel lezen. Wie eerst een propere datalaag legt, bouwt daarna elke automatisering in dagen. Dezelfde datalaag ligt onder het platform bij onze pilotklant.
Wat dit bij jou wordtHR-datahub: nachtelijke spiegel van sociaal secretariaat, tijdsregistratie en HR-pakket in één laag, met de medewerkerstabel als eerste deliverable.
Hoeveel mensen hadden we in maart, en hoeveel daarvan werken er echt?
Het probleemHeadcount en capaciteit zijn twee verschillende cijfers. Koppen tellen is makkelijk; hoeveel FTE je verliest aan deeltijds, tijdskrediet en schorsing zie je in geen enkele payrolltool. Elke managementvraag over bezetting kostte een halve dag Excel.
Wat we bouwdenVooraf berekende tabellen die elke nacht klaarstaan: contract- en FTE-situatie per dag, teamhistoriek, headcount- en contractmixtabellen. Daarop beantwoordt de assistent "headcount deze maand versus vorig jaar", "netto FTE per afdeling per contracttype" en "FTE verloren aan deeltijds en schorsing".
Wat het oplevertBezettingscijfers zonder Excel, en koppen en echte capaciteit naast elkaar. "Hoeveel mensen heb ik volgende maand echt beschikbaar?" wordt een vraag van seconden, met exact het dashboardcijfer.
Wat dit bij jou wordtNachtelijke sync uit je sociaal secretariaat, één medewerkerstabel en drie tot vier antwoordtabellen (headcount, FTE, contractmix, deeltijdimpact) als basis voor rapport en chat.
Hoe maak ik dat ook weer aan? Waar staat dat in het reglement?
Het probleemHandleidingen en reglementen bestaan, maar niemand leest ze. Procesvragen komen telkens bij dezelfde twee collega's terecht. En een generieke chatbot verzint een antwoord dat plausibel klinkt en niet in het document staat.
Wat we bouwdenEen assistent die uitsluitend antwoordt uit de eigen documenten, in secties geïndexeerd, met verplichte bronvermelding tot op sectieniveau. Bewust zonder vectordatabase. Staat het er niet in, dan zegt hij dat.
Wat het oplevertHet document werd het antwoord in plaats van het bestand dat niemand opent. Elke uitspraak is traceerbaar naar een sectie, en de twee collega's die alles wisten, krijgen hun tijd terug.
Wat dit bij jou wordtChat met je arbeidsreglement, car policy, verlofregels en onboardingsgids, met citatieplicht en "staat niet in het document" als eerlijk antwoord.
Herken je dit? In een gratis HR-Quickscan van 30 tot 45 minuten kijken we waar jouw team hier tijd verliest en wat het eerst moet.
Plan je gratis HR-Quickscan
Betrouwbare AI
Drie ontwerpregels die in elke IDUS-oplossing zitten. Geen extra kost, wel het antwoord op "kan die AI geen fouten maken?"
Kan die AI geen fouten maken met onze cijfers?
Het probleemEen taalmodel dat zelf berekeningen schrijft, maakt precies de fouten die een analist in jaren afleert: dubbel tellen, de lopende maand meenemen in een jaargemiddelde, saldi optellen over meerdere snapshots. Het antwoord ziet er perfect uit en klopt niet. En als chat en dashboard verschillen, gelooft niemand nog één van beide.
Wat we bouwdenDe AI mag formuleren, niet rekenen. Elke veelgestelde vraag landt op een vooraf goedgekeurde, geteste berekening die exact hetzelfde cijfer geeft als het dashboard. Vindt hij geen data, dan zegt hij dat eerlijk in plaats van iets te verzinnen. Elke regel staat in versiebeheer.
Wat het oplevertDe assistent geeft exact het cijfer van het rapport, of zegt dat hij het niet weet. Betrouwbaarheid komt uit architectuur, niet uit een slimmer model.
Wat dit bij jou wordtStandaard in elke assistent of rapportagelaag die we opleveren.
Live bij pilotklant
Teamleiders willen cijfers, maar mogen geen dossiers zien.
Het probleemDe klassieke oplossing is één chatbot met de instructie "toon geen namen aan managers". Dat is beleid dat je moet vertrouwen. Eén slimme vraag en het lekt, en bij ziekte- of exitdata is dat een GDPR-incident.
Wat we bouwdenTwee vensters op dezelfde data. HR ziet dossiers; leidinggevenden krijgen aparte, samengevatte tabellen zonder persoonsgegevens. Hun versie kán geen namen tonen, want die tabellen bestaan in haar bereik niet. Vóór elke AI-call gaan persoonsgegevens er in twee passes uit; het rijksregisternummer wordt nooit opgeslagen.
Wat het oplevertPrivacy is techniek die niet anders kan, geen belofte. "De teamleider kán het niet zien" overtuigt een DPO sneller dan tien pagina's beleid. Bij onze pilotklant afgedwongen met beveiliging op rijniveau en veldversleuteling.
Wat dit bij jou wordtEén rollenmodel met aparte views voor directie en teamleiders, afgedwongen in de database, niet in de prompt. Standaard in elk IDUS-platform.
De AI-assistent zei iets dat niet klopte, en HR heeft het geloofd.
Het probleemEén verzonnen antwoord over een verzekeringspremie of een verlofregel kost meer vertrouwen dan honderd juiste antwoorden opbouwen. Vertrouwen in een HR-assistent is niet "meestal juist", maar "nooit verzonnen".
Wat we bouwdenVijf lagen die een assistent leren zwijgen: harde regels zonder externe kennis, alleen citeren uit opgehaalde secties, een harde poort (geen bron, geen antwoord), nacontroles, en een zekerheidsmarkering op elk antwoord. Elke fout die in productie opdook, werd een expliciet verbod in de regels.
Wat het oplevertHet systeem zegt liever "weet ik niet" dan iets dat niet in de bron staat. Gebruik, kosten en duim omhoog of -omlaag worden per gebruiker gelogd, zodat je weet wat de assistent oplevert en waar hij nog faalt.
Wat dit bij jou wordtDezelfde vijf lagen plus een maandelijks gebruiksrapport, standaard in elke chatoplossing.
Herken je dit? In een gratis HR-Quickscan van 30 tot 45 minuten kijken we waar jouw team hier tijd verliest en wat het eerst moet.
Plan je gratis HR-Quickscan
Elke case hierboven is gebouwd voor een specifieke organisatie. Wat we voor jou bouwen, bepalen we samen in de gratis HR-Quickscan: eerst kijken waar je team tijd verliest, dan kiezen wat het eerst moet.